Gemini al lavoro: cosa scrivere nel regolamento aziendale.

Quale Gemini usa chi lavora nella tua azienda?

Il nome Gemini indica servizi diversi a seconda dell’account con cui si accede. Con un account Google personale, quello della casella Gmail privata, si usa l’app Gemini gratuita oppure uno dei piani Google AI Plus, Google AI Pro e Google AI Ultra. Nello SEE questi servizi sono forniti da Google Ireland Limited, che tratta i dati come titolare secondo l’informativa privacy delle app Gemini. Il rapporto è tra Google e la singola persona, e l’azienda non ha alcun contratto con il fornitore.

Con un account di lavoro, Gemini fa parte delle edizioni di Google Workspace: Business Starter, Business Standard, Business Plus ed Enterprise. Starter include Gemini in Gmail e l’accesso base all’app Gemini e a Gemini Notebook. Da Business Standard in su Gemini lavora anche in Documenti, Fogli, Presentazioni, Meet, Drive e Chat.

Dall’esterno le due versioni si distinguono poco. L’indirizzo è lo stesso, gemini.google.com, l’interfaccia è quasi identica e sul telefono di molte persone convivono l’account privato e quello aziendale. La prima regola da scrivere riguarda quindi l’account: chi usa Gemini per lavoro controlla con quale indirizzo è entrato prima di incollare un testo o caricare un file.

C’è anche un limite di età. Per usare Gemini con l’account di lavoro Google richiede almeno 18 anni e un’edizione Workspace idonea, mentre in Italia un Account Google personale si può gestire dai 14 anni.

Cosa succede alle chat nell’app Gemini personale?

Per un account personale maggiorenne l’impostazione «Salva l’attività», che si trova in Attività delle app Gemini, è attiva per impostazione predefinita. Finché resta attiva, Google può usare le chat per addestrare i propri modelli di AI generativa. Un sottoinsieme delle conversazioni viene letto da revisori umani, anche esterni, dopo essere stato scollegato dall’account. Google stessa chiede di non inserire informazioni riservate.

La conservazione dipende dalle scelte dell’utente. L’attività salvata si cancella in automatico dopo 18 mesi, periodo che si può portare a 3 o a 36 mesi oppure eliminare. Le chat fatte con l’attività disattivata e le chat temporanee restano sui server per 72 ore. Le conversazioni selezionate per la revisione umana, con i feedback collegati, si conservano fino a 3 anni anche se l’utente cancella la propria attività.

L’impostazione si spegne da gemini.google.com, aprendo Attività e scegliendo «Disattiva» oppure «Disattiva ed elimina l’attività». Le chat successive non servono più all’addestramento, salvo che l’utente invii un feedback. Con l’attività disattivata, però, alcune app connesse smettono di funzionare, tra cui quelle di Google Workspace. La scelta resta poi sull’account privato, dove l’azienda non può verificarla.

Un altro aspetto riguarda la memoria. Gemini può ricordare informazioni tra una conversazione e l’altra, anche sensibili, e le «Informazioni salvate» restano finché l’utente non le elimina: il nome di un cliente citato in una chat può ricomparire settimane dopo in un’altra. La chat temporanea esclude sia la memoria sia l’addestramento, con il limite delle 72 ore di conservazione.

Anche configurata con cura, l’app personale non offre all’azienda un contratto né un modo per controllare le impostazioni. Nel regolamento va trattata come uno strumento per informazioni libere, cioè testi già pubblicati o privi di dati personali e riservati.

Con l’account di lavoro: contratto, conservazione e regione dei dati

Con un’edizione Workspace idonea le condizioni sono diverse. Nel Privacy Hub sull’AI generativa in Workspace, aggiornato il 6 ottobre 2026, Google dichiara di non usare i dati del cliente, prompt compresi, per addestrare i modelli senza il suo permesso, e di non far leggere le chat a revisori umani senza permesso. La base è contrattuale: il Cloud Data Processing Addendum, che inquadra Google come responsabile del trattamento ai sensi dell’art. 28 del GDPR, e la clausola sulla restrizione dell’addestramento nei Service Specific Terms. Il Privacy Hub parla di edizioni idonee senza elencarle, ed è prudente farsi confermare per iscritto che la propria rientra.

La durata di conservazione la decide l’amministratore. Per Gemini dentro le app Workspace va da 90 giorni a illimitata. Per l’app Gemini arriva fino a 36 mesi, con 18 mesi come valore iniziale, e con la cronologia disattivata le chat restano fino a 72 ore. In Gemini Notebook prompt e risposte non vengono conservati dopo la sessione.

Sul luogo di trattamento le edizioni si differenziano. Dal 29 giugno 2026 l’app Gemini segue le impostazioni Regioni di dati di Workspace, Europa o Stati Uniti, configurabili anche per unità organizzativa. Archiviazione e trattamento nella regione scelta valgono per Enterprise Plus e Frontline Plus. Le edizioni Business non compaiono tra quelle con questo controllo nelle pagine consultate, quindi un’azienda che si è impegnata con i propri clienti a trattare i dati in Europa deve chiederlo a Google o al rivenditore prima di firmare. Le impostazioni di regione non si applicano a Gemini Notebook.

Il quadro normativo è quello dell’articolo base. L’azienda resta titolare del trattamento: le servono una base giuridica per i dati che inserisce (art. 6 GDPR), il contratto con il fornitore (art. 28) e le garanzie per eventuali trasferimenti fuori dallo SEE (Capo V). Per l’AI Act è un deployer, tenuto ad adottare misure per l’alfabetizzazione AI del personale (art. 4) e agli obblighi di trasparenza dell’art. 50, applicabili dal 2 agosto 2026. Se Gemini entrasse in sistemi integralmente automatizzati per assegnare compiti o valutare i lavoratori, scatterebbe anche l’informativa dell’art. 11 della legge 132/2025.

Quanto alle autorità, il 12 settembre 2024 la Data Protection Commission irlandese ha aperto un’istruttoria su Google Ireland per verificare se serviva una valutazione d’impatto prima di usare dati di persone europee nello sviluppo di PaLM 2, il modello che ha preceduto Gemini. A settembre 2026 risultava ancora aperta. Nell’archivio del Garante italiano, alla data della verifica, non risultano provvedimenti su Gemini.

Perché i permessi di Drive diventano parte del regolamento

Gemini in Workspace recupera da Gmail, Drive e dalle altre app soltanto i contenuti a cui l’utente ha già accesso. Se una persona non può aprire un documento o un’email, Gemini non li recupera. La garanzia è reale, ma in molte aziende i permessi sono più larghi di quanto il titolare immagini: una cartella del Drive condiviso aperta a tutto il dominio per comodità, il foglio delle buste paga condiviso anni fa con un collega che ha cambiato ruolo, la casella info@ delegata a mezzo ufficio. Finché bisognava sapere dove cercare, quei file restavano di fatto nascosti. Con Gemini basta chiedere un riepilogo su un argomento perché affiorino.

Prima di accendere Gemini nelle app conviene quindi rivedere chi accede alle cartelle con dati del personale, dati economici e contratti. In una PMI le cartelle sensibili sono di solito poche e note, e conviene partire da quelle. Google prevede due protezioni utili: il grounding su Drive e Gmail è disattivato per impostazione predefinita sui file condivisi dall’esterno o creati fuori dal dominio, e l’amministratore può escludere fonti come Gmail, Drive, Calendar e Chat da Workspace Intelligence.

Altre funzioni allargano il perimetro e meritano una regola esplicita. Le app connesse collegano Gemini a servizi Google e di terzi, compresi server MCP personalizzati, che Google dichiara di non controllare né proteggere. Gemini in Chrome raccoglie gli URL e il contenuto delle schede selezionate, quindi può leggere anche la schermata del gestionale aperta in quel momento. Gemini in Chrome e Gemini Notebook non rientrano nelle certificazioni ISO e SOC di Workspace.

Per i controlli Workspace mette a disposizione i log di audit tramite Reporting API, la conservazione in Vault e regole DLP sui contenuti generati inseriti in Gmail, Drive e Documenti, nelle edizioni che le supportano. Se l’azienda prevede di consultarli, il regolamento lo dice, con le modalità richieste dall’art. 4 dello Statuto dei lavoratori.

Quali clausole del modello base cambiano con Gemini?

Il regolamento generale resta com’è. Per Gemini si aggiunge un allegato, e le modifiche toccano cinque punti.

L’elenco degli strumenti ammessi riporta Gemini due volte. Gemini con l’account Workspace, indicando l’edizione, è abilitato fino alla seconda classe di dati, quella che comprende dati di clienti, fornitori e dipendenti, offerte e contratti. L’app con account personale, se l’azienda la ammette, vale solo per le informazioni libere. Le due righe chiariscono anche che un abbonamento Google AI Pro pagato da una persona non è uno strumento aziendale, perché manca il contratto di trattamento.

La clausola sui dati mai inseribili va letta alla luce dell’accesso automatico. Se Gemini può leggere Drive, un certificato medico salvato nella cartella sbagliata finisce nel suo raggio d’azione anche senza che nessuno lo carichi. Serve quindi una regola sull’archiviazione: le categorie particolari dell’art. 9 GDPR e i documenti d’identità si conservano solo in aree con accesso ristretto, e ciascuna area sensibile ha un proprietario che ne rivede le condivisioni.

La clausola sulla sicurezza si estende alle funzioni di Gemini che collegano servizi esterni: app connesse di terzi, server MCP, Gemini in Chrome. Le attiva il responsabile, mai il singolo utente.

La clausola sui controlli indica la durata di conservazione delle conversazioni scelta dall’amministratore e dice se l’azienda consulta log di audit o Vault, per quali motivi e chi può farlo.

Infine, la clausola sulle persone autorizzate tiene conto dei 18 anni richiesti per l’account di lavoro. Stagisti e apprendisti minorenni restano fuori dall’elenco.

Dove si trovano le impostazioni nella Console di amministrazione?

Le impostazioni di Gemini stanno nella Console di amministrazione di Google, sotto il menu Generative AI. Per modificarle serve il privilegio di amministratore delle impostazioni Gemini. Le voci sono quelle delle guide in inglese.

In Generative AI, pagina Gemini app, la sezione Service status permette di scegliere «On for everyone» o «Off for everyone», anche per una singola unità organizzativa o per un gruppo di configurazione, che prevale sull’unità. L’app è accesa per impostazione predefinita. L’impostazione governa gemini.google.com, le app mobili di Gemini e Gemini in Chrome, e non ha effetto sulle funzioni AI dentro Gmail o Documenti.

Nella stessa pagina la sezione Apps decide a cosa può accedere l’app. La voce Workspace apps riguarda Gmail, Drive, Calendar e le altre app di lavoro ed è attiva per impostazione predefinita. La voce Other Google apps riguarda servizi esterni a Workspace, come Maps e YouTube.

In Generative AI, pagina Gemini for Workspace, il pannello Feature access accende o spegne Gemini servizio per servizio: Gmail, Calendar, Drive, Documenti, Fogli, Presentazioni, Meet, Chat e altri. Anche qui il valore iniziale è acceso, e il pannello è disponibile solo in alcune edizioni.

Una sequenza prudente per una piccola impresa è questa: tenere spenti l’accesso alle app e le funzioni nei servizi finché la revisione delle condivisioni non è conclusa, poi accenderli per un’unità organizzativa pilota di poche persone e solo in seguito per tutti.

Quando Gemini non è lo strumento adatto

Gemini in Workspace ha senso soprattutto per chi usa già Workspace per posta e documenti, perché si appoggia a contratto, account e permessi esistenti. Attivare Workspace solo per Gemini, con la posta su un altro sistema, aggiunge un secondo archivio di dati da governare.

Alcuni requisiti non trovano risposta nelle condizioni pubblicate. Chi tratta su larga scala dati sanitari o altre categorie particolari deve svolgere una valutazione d’impatto prima di qualsiasi attivazione, e può concludere che serve un’integrazione dedicata con controlli più stretti. Chi si è impegnato per contratto a trattare i dati in Europa deve controllare che la propria edizione garantisca il trattamento nella regione scelta, cosa che per le edizioni Business le pagine consultate non dichiarano.

Poi ci sono le abitudini. Se l’app personale resta più comoda perché sul telefono è già aperta, la regola sull’account verrà aggirata. Aiuta installare l’app con l’account di lavoro sui dispositivi aziendali e mostrare in formazione come si passa da un account all’altro.

Gemini può sbagliare come ogni assistente generativo. La verifica umana prevista dal regolamento base vale anche per i riepiloghi di email e documenti, da confrontare con l’originale prima di prendere una decisione o rispondere a un cliente.