Si può usare Copilot con i dati aziendali? Regole per una PMI.

Tre prodotti chiamati Copilot: come si riconoscono?

Nel 2026 Microsoft ha cambiato nome ai prodotti per le organizzazioni: Microsoft 365 Copilot è diventato Microsoft Copilot e Microsoft 365 Copilot Chat è diventato Microsoft Copilot Chat. Durante la transizione licenze e schermate possono ancora riportare i nomi precedenti. Ne deriva una sovrapposizione scomoda: Microsoft Copilot è oggi sia il nome dell’app gratuita per account personali sia quello del prodotto aziendale a licenza.

Il criterio che regge è l’account. L’app personale si usa con un account Microsoft personale, gratis oppure con i piani Microsoft 365 Personal, Family e Premium, che includono Copilot; Microsoft 365 Basic non comprende funzioni di AI. Per chi risiede nell’UE il contraente è Microsoft Ireland Operations Limited.

Microsoft Copilot Chat è compreso senza costi aggiuntivi nei piani Microsoft 365 idonei e si usa con l’account di lavoro gestito in Microsoft Entra. Quando la protezione dei dati aziendali è attiva, l’interfaccia mostra uno scudo verde nella parte alta, accanto al pulsante per una nuova chat. È un segnale facile da spiegare in formazione: se lo scudo non c’è, la persona si ferma e chiede prima di inserire dati aziendali.

Microsoft Copilot è la licenza a pagamento che aggiunge l’accesso ai dati dell’organizzazione. Alle PMI Microsoft la propone come componente aggiuntivo Microsoft 365 Copilot Business, su un piano Business idoneo e fino a 300 utenti, oppure in bundle con Business Standard e Business Premium.

GitHub Copilot, rivolto a chi scrive codice, è un prodotto distinto con condizioni proprie e va valutato con un allegato separato.

L’app Copilot personale: cosa dichiara Microsoft e cosa manca a un’azienda

La nuova app Copilot per account personali, attiva dal 18 agosto 2026, ha regole proprie. Microsoft dichiara che prompt, risposte e contenuti dei file caricati non vengono usati per addestrare i modelli di base, e che il feedback facoltativo può servire a migliorare il prodotto senza entrare nell’addestramento di quei modelli. Nella vecchia app, usata fino ad agosto 2026, l’addestramento era invece attivo per impostazione predefinita.

Per un uso aziendale mancano altri elementi. I Copilot Terms of Use consentono di usare Copilot solo per uso personale, e Microsoft avverte di non condividere ciò che non si vuole far revisionare. Non c’è un contratto di trattamento con l’azienda: valgono il Services Agreement e l’informativa privacy Microsoft. Le pagine consultate non indicano per quanto tempo la nuova app conservi le conversazioni per impostazione predefinita, mentre la vecchia conservava l’attività per 18 mesi. Nemmeno un’opzione di residenza dei dati nell’UE risulta dichiarata per l’app personale.

Le impostazioni utili sono in Settings, sezione Personalization: «Saved memories» per la memoria tra le conversazioni, «One shared experience», che collega Copilot con Bing, Edge e MSN, «Web search» per la ricerca sul web e, nella versione gratuita, «Allow ads personalization» per la pubblicità personalizzata. Spegnere la memoria non cancella i ricordi già salvati.

Nel regolamento l’app personale si colloca come qualsiasi assistente consumer: se l’azienda la ammette, vale solo per informazioni già pubbliche o prive di dati personali e riservati. Vale anche se il dipendente paga un abbonamento Microsoft 365 Personal o Family.

Copilot Chat con l’account di lavoro: cosa vede e dove restano i dati

Copilot Chat elabora prompt e risposte dentro il perimetro di servizio di Microsoft 365, con gli stessi impegni contrattuali che coprono la posta in Exchange e i file in SharePoint. Microsoft agisce come responsabile del trattamento secondo il Data Protection Addendum e i Product Terms. Prompt e risposte non servono ad addestrare i modelli di base, e il monitoraggio degli abusi con revisione umana previsto in Azure OpenAI è disattivato per Copilot.

A differenza della licenza completa, Copilot Chat non attinge da sé a file, email e chat dell’organizzazione e si basa sul web. I dati aziendali vi entrano per strade precise. La più comune è la persona che incolla un testo o carica un file, che viene salvato nel suo OneDrive for Business. Dentro Word, Excel e PowerPoint Copilot Chat vede il documento aperto e nient’altro. In Outlook può accedere a email, calendario, riunioni, chat e a una parte dei file di OneDrive e SharePoint dell’utente. Infine gli agenti collegati a dati condivisi del tenant, compresi quelli a consumo, che si pagano con fatturazione Azure e restano inattivi finché l’amministratore non la abilita.

Prompt e risposte vengono registrati e conservati in Exchange per audit ed eDiscovery. L’amministratore può applicare le policy di conservazione di Microsoft Purview, e ogni utente può cancellare la propria cronologia dal portale My Account. Le pagine consultate non indicano quanto durino le conversazioni in assenza di policy, quindi è meglio impostarne una esplicita.

Per una PMI che lavora già con Microsoft 365 è spesso il primo strumento da approvare: il contratto c’è già e, Outlook a parte, l’assistente vede soltanto ciò che la persona gli fornisce.

Microsoft Copilot con licenza legge tutto ciò che l’utente può aprire

Con la licenza Microsoft Copilot l’assistente costruisce le risposte sui contenuti di Microsoft Graph: documenti, email, calendario, chat, riunioni e contatti, combinati con il contesto di lavoro della persona. Microsoft precisa che mostra soltanto i dati dell’organizzazione che il singolo utente ha almeno il permesso di visualizzare, e raccomanda di usare i modelli di permessi di Microsoft 365, come quelli di SharePoint, perché ogni contenuto sia accessibile alle persone giuste.

In pratica Copilot usa gli accessi che già esistono e li rende molto più facili da sfruttare. Un sito SharePoint aperto a tutta l’azienda ai tempi della migrazione, un link OneDrive valido per chiunque nell’organizzazione, un vecchio team di Teams in cui qualcuno aveva caricato i contratti del personale: per trovarli prima bisognava conoscerne il percorso, ora basta una domanda generica sull’argomento.

L’autorità norvegese per la protezione dei dati, Datatilsynet, ha esaminato proprio questo aspetto nel rapporto di novembre 2024 sul progetto in sandbox con l’università NTNU. Il documento non è una sanzione, e le sue conclusioni sono utili anche a una PMI italiana: la valutazione d’impatto svolta era insufficiente, i permessi di accesso ai documenti vanno sistemati prima dell’introduzione, e i registri delle interazioni potrebbero ricadere nel divieto di monitorare i dipendenti.

In una piccola impresa la revisione si può limitare alle aree sensibili: amministrazione del personale, contabilità, contratti con clienti e fornitori, eventuali dati sanitari dei dipendenti. Per ciascuna si guarda chi può leggere e si chiudono gli accessi che nessuno usa. Dove il piano le prevede, le etichette di riservatezza di Purview aggiungono una protezione: Copilot rispetta i diritti d’uso dei file cifrati con quelle etichette.

Ricerca su Bing e modelli Anthropic: dove il contratto aziendale non arriva

Due funzioni di Copilot e Copilot Chat escono dal perimetro del Data Protection Addendum, e chi scrive il regolamento deve conoscerle.

La prima è la ricerca sul web. Copilot ricava dal prompt poche parole e le invia a Bing, senza identificativi dell’utente o del tenant. Per queste ricerche Microsoft agisce come titolare autonomo, secondo il Services Agreement e l’informativa privacy Microsoft: il DPA non si applica, e neppure l’EU Data Boundary che copre il resto del servizio per gli utenti europei. I Product Terms aggiungono alcuni impegni, cioè niente pubblicità, niente addestramento e niente profilazione. Se l’amministratore non configura nulla, la ricerca web resta attiva.

La seconda riguarda i modelli di Anthropic, che Microsoft rende disponibili dentro Copilot come subresponsabile. Sono esclusi dall’EU Data Boundary e dagli impegni di trattamento nel paese. Nell’UE sono disattivati per impostazione predefinita; se l’amministratore li abilita, Anthropic conserva i dati per 30 giorni con i propri termini commerciali e il proprio DPA. Le varianti dei modelli con conservazione dei dati sono sempre spente finché qualcuno non le accende.

Il quadro normativo è quello dell’articolo base. L’azienda è titolare del trattamento e per ciascun flusso deve sapere chi lo tratta e con quale contratto (art. 28 GDPR), oltre alle garanzie per eventuali trasferimenti fuori dallo SEE (Capo V). Per l’AI Act è un deployer, con le misure di alfabetizzazione dell’art. 4 e gli obblighi di trasparenza dell’art. 50, applicabili dal 2 agosto 2026. Se l’azienda intende consultare i registri delle interazioni, l’art. 4 dello Statuto dei lavoratori richiede di informare i lavoratori sulle modalità d’uso degli strumenti e dei controlli. Se Copilot entrasse in sistemi integralmente automatizzati per valutare i lavoratori o assegnare compiti, servirebbe anche l’informativa dell’art. 11 della legge 132/2025.

Come si adattano le clausole del regolamento a Copilot?

Nel modello base cambiano soprattutto quattro clausole.

L’elenco degli strumenti ammessi identifica Copilot attraverso account e piano, con tre righe distinte, e accanto a ciascuna la classe di dati massima. Per molte PMI una scelta ragionevole è la seconda classe per le due versioni aziendali e la terza per l’app personale, se ammessa.

La clausola sulla sicurezza si allarga ai permessi. Con Microsoft Copilot il rischio principale riguarda dove sono salvati i file e chi li può aprire, più di quello che una persona incolla in una chat. Servono una regola che assegni a ogni area sensibile un proprietario incaricato di rivederne gli accessi e una che stabilisca dove si salvano i dati del personale.

La clausola sulla ricerca web dipende dalla scelta tecnica. Se la ricerca resta attiva, il regolamento avverte che alcune parole del prompt escono verso Bing fuori dal contratto aziendale, e chiede di non mettere nomi di clienti o dettagli riservati nelle domande che richiedono il web.

La clausola sui controlli dichiara se l’azienda consulta audit, eDiscovery o conversazioni conservate con Purview, per quali motivi, chi può farlo e per quanto tempo. Va completata con una regola sugli agenti: si usano solo quelli abilitati dall’amministratore, e per gli agenti di terzi si leggono termini e informativa prima dell’abilitazione. L’attivazione dei modelli di altri fornitori e della fatturazione a consumo spetta solo al responsabile.

Le impostazioni da verificare prima di assegnare Copilot

Le verifiche si fanno in tre punti dell’amministrazione Microsoft 365. Le voci sono riportate in inglese come nelle guide Microsoft; nell’interfaccia in italiano possono comparire tradotte.

Nel Microsoft 365 admin center, sezione Integrated apps, l’amministratore vede per ogni agente i permessi richiesti, l’accesso ai dati, i termini d’uso e l’informativa, e sceglie quali consentire. Nelle impostazioni di Copilot, la voce «AI providers operating as Microsoft subprocessors» permette all’AI Administrator o al Global Administrator di lasciare spenti i modelli di Anthropic o di abilitarli solo per alcuni gruppi.

Nel Cloud Policy service si configura la policy «Allow web search in Copilot», con tre possibilità: ricerca attiva, disattivata, oppure disattivata solo in Work mode. L’utente dispone in più dell’interruttore «Web content».

In Microsoft Purview si impostano le policy di conservazione per le interazioni con Copilot e si controllano audit ed eDiscovery.

Quando Copilot non è la soluzione adatta

Microsoft Copilot dà il meglio dove i documenti stanno già in SharePoint e OneDrive con permessi ordinati. Se l’archivio reale è un server di file in ufficio o un gestionale senza connettore, la licenza aggiunge poco rispetto a Copilot Chat.

Alcuni requisiti non sono soddisfatti dalle condizioni standard. Un’azienda che deve garantire che nessun dato esca dall’EU Data Boundary deve spegnere la ricerca web e lasciare disattivati i modelli di Anthropic, accettando risposte meno aggiornate. Chi tratta su larga scala categorie particolari di dati deve svolgere una valutazione d’impatto prima di assegnare le licenze; nel caso norvegese era proprio la valutazione d’impatto a essere stata giudicata insufficiente.

Due informazioni non risultano dalle pagine pubbliche consultate e vanno cercate nei documenti d’acquisto. La prima è il soggetto Microsoft con cui l’azienda italiana firma il contratto aziendale, da leggere nel contratto o nell’ordine e da archiviare insieme al DPA. La seconda è la durata di conservazione delle conversazioni senza policy Purview, da chiedere al rivenditore o da fissare con una policy.

Resta il tema dei contenuti prodotti. Il Customer Copyright Commitment che Microsoft offre ai clienti commerciali vale a condizione di usare i filtri e le protezioni integrati nei prodotti. La verifica dei contenuti prima dell’uso, prevista dal regolamento base, resta comunque necessaria.