Claude al lavoro: cosa scrivere nel regolamento aziendale.

Quale piano di Claude può usare un’azienda?

Anthropic distribuisce Claude in tre forme. I piani individuali sono Free, Pro e Max, e Max prevede un utilizzo pari a 5 o 20 volte quello di Pro. I piani per le organizzazioni sono Team, da 2 a 150 utenti con posti Standard e Premium, ed Enterprise, con un minimo di 20 posti. C’è poi l’API, l’accesso ai modelli da programmi e integrazioni, offerta da Anthropic sulla Claude Developer Platform e da partner cloud come Amazon Bedrock e Google Vertex AI. L’Italia è tra i paesi in cui il servizio è disponibile.

Per chi si trova nello Spazio economico europeo il contratto si conclude con Anthropic Ireland, Limited, con sede a Dublino. Vale per i termini destinati ai consumatori e per i Commercial Terms, che regolano Team, Enterprise e API.

Per un regolamento aziendale la clausola che pesa di più sta nei termini per i consumatori, in vigore dall’8 ottobre 2025. Alla sezione 11 l’utente si impegna a non usare i servizi per scopi commerciali o professionali. Un abbonamento Pro intestato a un dipendente e usato per preparare offerte o riassumere contratti esce quindi da ciò che i termini consentono, anche quando la spesa la rimborsa l’azienda.

Per il lavoro restano Team, Enterprise e l’API. In una PMI che usa Claude come assistente d’ufficio si parte di solito da Team. Enterprise aggiunge strumenti di controllo che servono quando l’azienda deve conservare registri o gestire molti utenti. L’API riguarda chi integra Claude in un gestionale o in un’applicazione propria, e conviene valutarla come un progetto a sé.

Cosa fa Anthropic con le conversazioni e i file?

Nei piani Free, Pro e Max l’uso delle chat per addestrare i modelli dipende da un’impostazione dell’utente, che Anthropic presenta come disattivabile. Dall’agosto 2025 chi si registra fa la sua scelta al momento dell’iscrizione; le pagine consultate non dicono se l’opzione compaia già selezionata. Se resta attiva, le chat nuove o riprese possono rimanere nei processi di addestramento fino a cinque anni, in forma de-identificata. I feedback dati con il pollice in su o in giù si conservano cinque anni. Le conversazioni che violano le regole d’uso possono essere conservate fino a due anni, e i punteggi di classificazione collegati fino a sette.

Spegnere l’opzione ha effetto solo in avanti. Le chat future non entrano più negli addestramenti, mentre i dati già usati in un addestramento avviato restano nei modelli, e le conversazioni segnalate dai sistemi di sicurezza possono comunque servire a scopi di sicurezza. Una chat cancellata sparisce subito dalla cronologia e dai sistemi di back-end entro 30 giorni. Le chat in incognito non vengono mai usate per l’addestramento e restano conservate 30 giorni.

Nei piani commerciali la regola sta nel contratto: i Commercial Terms stabiliscono che Anthropic non può addestrare modelli sui contenuti del cliente. In Team ed Enterprise le chat restano nel prodotto finché qualcuno non le cancella, e dopo la cancellazione spariscono dal back-end entro 30 giorni. Solo Enterprise permette di fissare una durata di conservazione personalizzata, di almeno 30 giorni. Con l’API input e output si cancellano entro 30 giorni, salvo i file caricati con la Files API, gli accordi di conservazione zero, le violazioni e gli obblighi di legge. La conservazione zero riguarda solo l’API: le interfacce di Team ed Enterprise non sono idonee.

Per i connettori, cioè i collegamenti a Google Drive o ad altri servizi tramite il protocollo MCP, Anthropic dichiara che il contenuto letto non entra nell’addestramento, a meno che venga copiato nella conversazione.

Dove sono trattati i dati e quale contratto serve?

Anthropic dichiara che i dati sono archiviati negli Stati Uniti e che il traffico, per impostazione predefinita, può essere instradato verso paesi di Stati Uniti, Europa, Asia e Australia. I trasferimenti fuori dallo Spazio economico europeo si basano su decisioni di adeguatezza e clausole contrattuali tipo. Chi usa l’API direttamente da Anthropic può scegliere il luogo di elaborazione solo tra globale e Stati Uniti, e gli spazi di lavoro si creano solo negli Stati Uniti. Per la residenza dei dati in Europa la pagina del fornitore sulla conformità regionale indica i partner cloud, per esempio Amazon Bedrock nelle regioni europee o Google Vertex AI. In quel caso vanno letti anche il contratto e le impostazioni del partner.

Il contratto previsto dall’art. 28 del GDPR, il Data Processing Addendum, è incorporato per rinvio nei Commercial Terms e vale quindi per Team, Enterprise e API. In questi piani l’azienda cliente è titolare del trattamento e Anthropic è responsabile. Nei piani individuali i ruoli cambiano: Anthropic Ireland è titolare dei dati dell’utente e non esiste un accordo che l’azienda possa sottoscrivere. Nelle fonti consultate al 22 ottobre 2026 non abbiamo trovato provvedimenti del Garante, dell’EDPB o della Commissione europea specifici su Claude.

Il quadro normativo è quello descritto nell’articolo sul regolamento aziendale. Il GDPR chiede di nominare il fornitore responsabile con un contratto (art. 28) e di verificare le garanzie se i dati vanno fuori dall’UE (Capo V). L’AI Act chiede misure per sostenere l’alfabetizzazione AI del personale (art. 4, come modificato dal Reg. (UE) 2026/1744) e la dichiarazione dei deepfake (art. 50). La legge 132/2025, all’art. 11, impone di informare i lavoratori quando si usano i sistemi decisionali o di monitoraggio automatizzati dell’art. 1-bis del D.Lgs. 152/1997; un uso di Claude come assistente di scrittura di norma non rientra in quei casi.

Memoria, connettori e Cowork: le funzioni da regolare

La memoria permette a Claude di riprendere informazioni da conversazioni precedenti. Si gestisce dalle impostazioni, alla voce Memory, dove si può mettere in pausa o azzerare; si può anche disattivare la ricerca nelle chat passate («Search and reference chats») o escludere la memoria in una singola chat. Cancellare una conversazione non elimina i ricordi già generati da quella conversazione. In un ufficio che lavora per clienti diversi, la memoria può riportare informazioni di un cliente nel lavoro su un altro, quindi conviene decidere per iscritto se usarla.

I connettori collegano Claude a cartelle, posta e servizi esterni. In Team ed Enterprise l’amministratore governa sia i connettori remoti sia quelli locali. La ricerca sul web va abilitata dall’Owner in Organization settings, alla voce Capabilities, e Claude in Chrome, che lavora dentro il browser, ha un’impostazione separata.

Cowork è la modalità con cui Claude esegue attività in più passaggi, dall’app desktop, dal web e dal pannello di Claude in Chrome. Nei piani Team ed Enterprise è attiva per impostazione predefinita, e l’Owner la può spegnere da Organization settings, alla voce Cowork. Per il regolamento conta un dettaglio della documentazione: nelle sessioni locali la cronologia resta sul computer dell’utente, non segue le regole di conservazione dell’organizzazione e l’amministratore non può gestirla né cancellarla centralmente.

C’è infine la condivisione. Con Free, Pro e Max si può creare un link pubblico a un’istantanea della chat, mentre in Team ed Enterprise le chat si condividono solo con membri della stessa organizzazione. I file allegati non entrano nell’istantanea condivisa.

Quali clausole cambiano nel regolamento?

Il regolamento generale fissa le classi di dati e le regole comuni. L’allegato su Claude le applica ai piani e alle funzioni di questo strumento, in forma di clausole brevi.

La prima clausola riguarda i piani. Si può scrivere che per le attività aziendali Claude si usa solo con l’account dell’organizzazione Team o Enterprise creato dall’azienda, e che gli account Free, Pro e Max non si usano per lavoro, neppure con informazioni pubbliche, perché i termini del fornitore escludono l’uso professionale. È una regola più rigida di quella del modello generale, dove un piano gratuito può restare ammesso per le informazioni libere.

La seconda fissa la classe di dati. Con l’account dell’organizzazione si possono inserire dati di clienti, fornitori e dipendenti necessari al compito, ridotti al minimo. I dati della classe più protetta, come quelli sanitari o le credenziali, restano esclusi salvo un progetto valutato a parte. Se alcuni clienti chiedono per contratto che i loro dati siano trattati in Europa, la clausola dice che i loro documenti non si caricano in Claude finché l’azienda non dispone di una configurazione che lo garantisca.

La terza riguarda le funzioni. Memoria, connettori, ricerca web, Claude in Chrome e Cowork si usano solo se l’amministratore li ha abilitati, e l’elenco dei connettori ammessi è scritto nell’allegato. Per Cowork si aggiunge che le sessioni locali partono solo da cartelle di lavoro indicate e che la cronologia salvata sul computer segue le regole aziendali sulla sicurezza dei dispositivi.

La quarta nomina chi amministra. L’Owner gestisce utenti e impostazioni, toglie l’accesso a chi lascia l’azienda e conserva la versione in vigore dei Commercial Terms e del Data Processing Addendum. Le integrazioni via API hanno una scheda separata che indica il canale, diretto o tramite partner cloud, e il luogo di trattamento.

Cosa controllare nelle impostazioni prima di dare gli accessi

Prima di consegnare il regolamento conviene rivedere la configurazione dell’organizzazione insieme all’Owner. In Team ed Enterprise i controlli principali stanno in Organization settings.

In Capabilities si decide se la ricerca web è disponibile, per le chat e per Cowork. Nella voce Cowork si stabilisce se le attività agentiche restano accese; le sessioni cloud sono attive per impostazione predefinita in Team e spente in Enterprise. Le impostazioni di Claude in Chrome e dei connettori, remoti e locali, si leggono una per una, lasciando attivi solo quelli in elenco. Per l’accesso conviene il single sign-on, presente sia in Team sia in Enterprise. Enterprise aggiunge SCIM, che crea e chiude gli account partendo dal sistema di gestione delle identità, oltre a registri di audit, ruoli e permessi, conservazione personalizzata e Compliance API.

Nei piani individuali l’impostazione sull’addestramento si trova in Settings, Privacy, con l’interruttore «Help Improve our AI models». Quegli account restano fuori dal lavoro, ma vale la pena mostrarla durante la formazione, perché molte persone usano Claude anche a casa.

Alla fine si archiviano le prove: data e versione dei Commercial Terms e del Data Processing Addendum, schermate delle impostazioni scelte, nome dell’Owner. Servono alla revisione periodica e a dimostrare quali istruzioni erano in vigore in un certo momento.

In quali casi Claude non è la scelta adatta?

In alcune situazioni Claude, nelle forme verificate, non soddisfa i requisiti dell’azienda o li soddisfa solo con una configurazione più impegnativa.

La prima riguarda la residenza dei dati. Se un contratto con un cliente o una regola di settore chiede che i dati restino in Europa, Team ed Enterprise non offrono questa garanzia nelle pagine consultate, perché i dati sono archiviati negli Stati Uniti. La strada indicata dal fornitore passa dai partner cloud con regioni europee, cioè da un’integrazione da sviluppare e gestire, fuori dall’interfaccia di chat.

Un altro caso riguarda la tracciabilità. Team non ha registri di audit né conservazione personalizzata, quindi un’azienda che deve ricostruire chi ha inserito quali dati, per obblighi contrattuali o per un sistema di gestione certificato, deve guardare a Enterprise. Se il regolamento prevede controlli sull’uso, si applica l’art. 4 dello Statuto dei lavoratori, come spiegato nell’articolo generale.

Le sessioni locali di Cowork pongono un limite diverso: la loro cronologia non è sotto il controllo dell’amministratore. Dove i computer sono condivisi o poco protetti, conviene tenere Cowork spento o limitarlo alle sessioni cloud.

Restano infine i trattamenti che nessun assistente generico dovrebbe gestire senza una valutazione dedicata: dati sanitari o di altre categorie particolari su larga scala e decisioni su selezione o valutazione del personale. Qui servono una DPIA e, spesso, uno strumento progettato per quel compito.