Shadow AI: i tuoi dipendenti usano già ChatGPT. E adesso?

Cos’è la shadow AI e cosa comprende?

Il termine deriva da shadow IT, l’espressione con cui da anni si indicano software e servizi usati in azienda senza passare da chi gestisce l’informatica. La shadow AI è lo stesso fenomeno applicato all’intelligenza artificiale: un collaboratore usa per lavoro un assistente generativo o un trascrittore automatico, con un account suo, e l’azienda non sa quali dati vi passano.

Il caso più noto è il chatbot gratuito aperto nel browser. Ce ne sono altri meno visibili: le app sul telefono personale, le estensioni del browser che riassumono pagine o riscrivono email, i servizi che registrano e trascrivono le riunioni, le funzioni di AI che i fornitori aggiungono a programmi già in abbonamento e che a volte risultano attive senza che nessuno le abbia scelte.

Chi usa questi strumenti lo fa quasi sempre in buona fede, per lavorare meglio o più in fretta. Il problema sta nell’assenza di una decisione aziendale: nessuno ha valutato contratto, impostazioni sui dati e qualità dei risultati, e nessuno sa con precisione chi usa cosa. Per questo la shadow AI riguarda anche le aziende molto piccole, dove spesso manca una persona dedicata all’informatica.

Quanto è diffusa, e cosa sappiamo davvero?

I dati disponibili vanno letti con cautela. Il Work Trend Index 2024 di Microsoft e LinkedIn, un’indagine condotta da Edelman Data & Intelligence tra febbraio e marzo 2024 su 31.000 lavoratori della conoscenza in 31 paesi, Italia compresa, riporta che il 78% di chi usa l’AI al lavoro porta con sé strumenti propri. Nelle piccole e medie imprese la quota sale all’80%. La stessa indagine rileva che il 52% di chi usa l’AI al lavoro è restio ad ammettere di usarla per le attività più importanti.

Sono risposte dichiarate dagli intervistati, raccolte per conto di un’azienda che vende strumenti di AI per il lavoro, e misurano l’uso di strumenti propri, che non coincide per forza con un uso vietato. Non dicono quanto sia diffusa la shadow AI in una PMI italiana di dieci persone. Indicano però che l’uso personale dell’AI al lavoro è comune e che spesso non viene dichiarato.

Sul fronte delle imprese, ISTAT rileva che nel 2025 il 16,4% delle imprese italiane con almeno 10 addetti usa almeno una tecnologia di AI. È una misura dell’adozione decisa dall’azienda. Un’impresa che non rientra in quella percentuale può comunque avere collaboratori che usano l’AI dal proprio telefono, e l’unico modo affidabile per saperlo è chiederlo.

Perché le persone usano l’AI senza chiedere?

Le ragioni sono quasi sempre pratiche. Gli strumenti generativi sono gratuiti o costano poco, si aprono in un minuto e risolvono subito un problema concreto, come una email difficile da scrivere o un documento lungo da riassumere. Se l’azienda non ha messo a disposizione un’alternativa, la scelta più semplice è usare quello che si ha in tasca.

Pesa anche la mancanza di indicazioni. Dove nessuno ha detto cosa si può fare, alcune persone leggono l’assenza di regole come un permesso, altre come un divieto implicito, e allora usano l’AI senza dirlo. Il dato sulla reticenza citato sopra va in questa direzione: c’è chi teme di sembrare meno capace, o più facile da sostituire, se ammette di farsi aiutare.

Molti, infine, non percepiscono il rischio. Incollare il testo di un contratto in una finestra di chat sembra un gesto privato quanto scrivere su un blocco note, e chi lo fa raramente si chiede dove finisca quel testo e per quanto tempo resti conservato.

Quali rischi corre l’azienda sui dati?

Il primo riguarda i dati personali. Se un collaboratore inserisce in un account personale l’email di un cliente, un elenco di contatti o informazioni su un collega, l’azienda resta titolare di quel trattamento ai sensi del GDPR. Non ha però un contratto che nomini il fornitore responsabile (art. 28), non sa dove i dati vengono trattati e non può dimostrare di averli usati solo nella misura necessaria. Il problema esiste anche senza un incidente, perché manca la base per dimostrare un trattamento corretto.

Poi ci sono le informazioni riservate che non sono dati personali: listini, offerte, disegni tecnici, ricette, codice sorgente, condizioni negoziate con un fornitore. Nelle versioni per uso personale le conversazioni possono essere usate per migliorare i modelli, salvo che l’utente disattivi l’opzione, e i tempi di conservazione dipendono dalle condizioni del servizio, che l’azienda di solito non ha letto.

Infine c’è l’account. Le conversazioni restano nell’account della persona, anche quando cambia lavoro. L’azienda non può gestire o revocare gli accessi, imporre un secondo fattore di autenticazione o recuperare il lavoro svolto. Se le credenziali di quell’account vengono rubate, con loro diventa accessibile anche lo storico delle conversazioni.

Quali rischi corre sulla qualità e sulla proprietà del lavoro?

Un assistente generativo produce testi plausibili, che possono contenere errori, riferimenti inventati o calcoli sbagliati. Quando l’uso è nascosto, nessuno controlla: una risposta a un cliente, una scheda tecnica o un’offerta possono uscire dall’azienda con un errore che nessuno ha cercato, perché nessuno sapeva che il testo era stato generato. Se l’uso è dichiarato, si può almeno stabilire chi verifica e come.

La proprietà intellettuale è esposta in due direzioni. Progetti, documenti tecnici e segreti commerciali inseriti in un servizio esterno escono dal perimetro che l’azienda controlla, e diventa più difficile sostenere di averli custoditi con attenzione. Sul fronte dei risultati, la legge 132/2025 ha modificato la legge sul diritto d’autore: sono protette le opere dell’ingegno umano, anche create con l’ausilio di strumenti di AI, purché siano il risultato del lavoro intellettuale dell’autore. Un testo o un’immagine prodotti quasi interamente da un generatore possono quindi avere una tutela incerta, e possono riprodurre contenuti di terzi senza che chi li usa se ne accorga.

Questi rischi esistono anche con strumenti approvati. In quel caso però l’azienda sa quali strumenti sono in uso e può decidere controlli e responsabilità.

Cosa dicono GDPR, AI Act e legge 132/2025?

Il GDPR si applica ai dati di clienti e dipendenti qualunque sia lo strumento. L’azienda deve avere una base giuridica (art. 6), un contratto con il fornitore che tratta i dati per suo conto (art. 28) e garanzie sui trasferimenti fuori dall’UE (Capo V), e deve rispettare il principio di minimizzazione: si usano solo i dati necessari.

L’AI Act, dopo le modifiche del Reg. (UE) 2026/1744, all’art. 4 chiede a fornitori e deployer di adottare misure per sostenere lo sviluppo dell’alfabetizzazione AI del personale e di chi usa i sistemi per loro conto. Secondo le FAQ della Commissione non servono corsi obbligatori o certificati: conta che le persone sappiano usare gli strumenti in modo consapevole rispetto al loro ruolo. È difficile sostenere l’alfabetizzazione su strumenti di cui l’azienda ignora l’esistenza, e per questo la mappatura è anche il primo passo verso l’art. 4.

La legge 132/2025, all’art. 11, chiede al datore di lavoro di informare i lavoratori quando usa l’AI nei casi previsti dall’art. 1-bis del D.Lgs. 152/1997, cioè sistemi decisionali o di monitoraggio automatizzati che riguardano il rapporto di lavoro. La norma riguarda gli strumenti che l’azienda usa nella gestione delle persone e non copre direttamente l’assistente che un dipendente apre per scrivere un’email. Se invece, per far emergere la shadow AI, si pensa di monitorare la navigazione dei dipendenti, entrano in gioco l’art. 4 dello Statuto dei lavoratori e il GDPR. È un terreno su cui conviene muoversi con il consulente del lavoro e con quello privacy.

Come far emergere l’uso dell’AI senza un approccio punitivo?

Nella prima fase l’obiettivo è capire come si lavora oggi, e va dichiarato in modo esplicito: l’azienda vuole sapere quali strumenti servono e quali dati sono coinvolti, e chi racconta come lavora non rischia nulla per l’uso fatto fino a quel momento. Se le persone temono conseguenze, la mappatura restituirà un quadro incompleto.

Conviene partire dalle attività. Per quali compiti usi un assistente AI? Con quale account e da quale dispositivo? Che tipo di informazioni inserisci? Cosa fai del risultato prima di usarlo? Un breve questionario, anche anonimo, seguito da una conversazione con chi usa l’AI più spesso, di solito basta per avere un quadro attendibile. Quelle persone sono anche la fonte migliore di casi d’uso per il primo progetto ufficiale.

In parallelo vanno controllate le funzioni AI incluse nei software già in abbonamento, come suite d’ufficio, CRM, videoconferenza e gestionale, e le estensioni installate nei browser aziendali. Se dalla mappatura emerge che dati personali di clienti o colleghi sono stati inseriti in account personali, decidi con il consulente privacy cosa fare: cancellare le conversazioni dove il servizio lo consente, verificare le impostazioni e valutare se l’episodio va documentato.

In un’azienda di cinque persone tutto questo può ridursi a una riunione. In una di quaranta, con più sedi o turni, servono più tempo e un referente che raccolga le risposte.

Come si passa a strumenti approvati?

Una volta chiaro l’uso reale, scegliere diventa più semplice. Per le attività più frequenti, di solito scrittura, sintesi e traduzione, conviene adottare uno o due strumenti in versione aziendale, con account amministrati dall’azienda e un accordo sul trattamento dei dati. I piani aziendali dei principali fornitori escludono per impostazione predefinita l’uso dei dati per l’addestramento, secondo le loro condizioni, che vanno comunque lette e conservate.

L’alternativa approvata deve essere comoda almeno quanto quella personale, altrimenti le persone torneranno al telefono. Servono un accesso semplice, possibilmente con le credenziali aziendali, e una procedura chiara per chi chiede di usare uno strumento nuovo: chi decide, con quali criteri e con quali tempi, scritto in anticipo.

Il passaggio va accompagnato da una data, dopo la quale gli account personali non si usano più per lavoro. Chi ha conversazioni utili nel vecchio account può riportarne il contenuto nel nuovo ambiente, senza copiare dati personali che non servono. Gli strumenti autorizzati vanno annotati in un elenco con responsabile, contratto e impostazioni scelte, che servirà anche per la formazione e per la documentazione richiesta dal GDPR.

Se l’uso emerso riguarda processi strutturati, come leggere ordini o rispondere a richieste ricorrenti, uno strumento generico può non bastare. In quel caso conviene valutare un’integrazione o un progetto dedicato.

Quali regole scrivere, e quando non bastano?

Le regole utili stanno in una pagina: quali strumenti sono ammessi e con quali account, quali dati non si inseriscono mai (dati sanitari, documenti d’identità, credenziali, informazioni riservate dei clienti), come anonimizzare quando serve, chi controlla i risultati prima che escano dall’azienda e a chi rivolgersi in caso di dubbio. L’articolo sul regolamento interno per l’uso dell’AI entra nel dettaglio.

Le regole vanno spiegate. Una sessione breve sulle attività reali del team, con esempi di errori e di dati da non inserire, le rende comprensibili ed è anche una misura documentabile ai fini dell’art. 4 dell’AI Act.

Restano dei limiti. Se l’azienda vieta senza offrire un’alternativa, l’uso tende a spostarsi sui dispositivi personali, dove è ancora meno visibile. Se gli strumenti cambiano e la mappa non viene aggiornata, dopo qualche mese il quadro torna incompleto. Conviene quindi ripetere la ricognizione a intervalli regolari, per esempio quando si rinnova un contratto software o si introduce un nuovo strumento.