Usare Perplexity in azienda: regole, dati e impostazioni.

Quali piani offre Perplexity e quale serve per lavorare?

Perplexity è un servizio di ricerca: risponde alle domande con un testo accompagnato dai rimandi alle pagine web consultate. I piani individuali sono Free, Pro, Max ed Education Pro. Le organizzazioni possono scegliere Enterprise Pro o Enterprise Max, che rispetto al primo ha limiti d’uso più alti, registri di audit più estesi, la gestione degli utenti con SCIM e la conservazione configurabile. L’API Platform, a consumo, serve a integrare i modelli in altre applicazioni. La pagina dei piani non indica una disponibilità specifica per l’Italia, ma il servizio è offerto in italiano agli utenti italiani, come rileva anche l’Autorità garante della concorrenza e del mercato.

Il contraente è in ogni caso Perplexity AI, Inc., società con sede negli Stati Uniti. I termini consumer, aggiornati al 23 gennaio 2026, rinviano alla legge della California e a un arbitrato JAMS. I termini Enterprise, aggiornati al 3 agosto 2026, rinviano alla stessa legge e al foro di San Francisco.

Per un regolamento aziendale la clausola decisiva è nella sezione 5 dei termini consumer. Il servizio è concesso per uso personale e non commerciale, e ogni sfruttamento commerciale è vietato. La regola vale anche per gli abbonamenti Pro ottenuti con una promozione, come quella che TIM ha offerto ai propri clienti, perché restano piani personali regolati dagli stessi termini. Un dipendente che usa il proprio Pro per preparare un’offerta lavora quindi fuori dalle condizioni del fornitore, oltre che fuori dal controllo dell’azienda.

Perché una risposta con le fonti va comunque verificata?

Perplexity accompagna le risposte con le citazioni delle pagine da cui le ricava, e chi legge tende a considerare già controllato ogni passaggio che ha un rimando. Il rimando dice da dove il sistema ha preso il materiale. Non garantisce che la pagina contenga davvero l’informazione attribuita, né che sia aggiornata o autorevole. Una norma riportata da un blog invece che dalla Gazzetta Ufficiale, o un dato di mercato vecchio di due anni, può comparire con una citazione in perfetto ordine.

Il tema compare anche nel procedimento PS13123, avviato dall’AGCM il 21 maggio 2026 nei confronti di Perplexity AI, Inc. e pubblicato nel Bollettino n. 36 del 21 settembre 2026, per presunte pratiche commerciali scorrette e clausole vessatorie. Tra i profili indicati c’è la mancata avvertenza sul rischio di allucinazioni, cioè risposte inventate presentate come corrette. Gli altri riguardano la modifica unilaterale della promozione TIM che offriva Perplexity Pro gratis per 12 mesi, con rinnovo automatico e richiesta del metodo di pagamento da gennaio 2026, informazioni poco chiare su modelli, limiti d’uso e generazione di immagini, e alcune clausole dei termini di servizio. L’avvio di un procedimento non equivale a un accertamento.

Per il regolamento ne deriva una regola propria di questo strumento. Quando una risposta serve per un documento esterno, un’offerta o una decisione, chi la usa apre le fonti citate e controlla che contengano l’informazione; per norme, scadenze e dati tecnici risale alla fonte primaria. Una citazione si riporta in un documento aziendale solo dopo averla letta. È anche un buon esercizio per la formazione prevista dall’art. 4 dell’AI Act, perché insegna a riconoscere un errore plausibile.

Le pagine consultate non descrivono in dettaglio come il testo della domanda venga usato per le ricerche sul web, né quali terzi lo ricevano. Finché il fornitore non lo chiarisce, è prudente trattare ogni domanda come un testo che può uscire dall’azienda e formularla senza nomi di clienti o dettagli riservati.

Cosa succede a domande, file e memoria?

Nei piani Free, Pro e Max l’impostazione «AI data retention» è attiva per impostazione predefinita, e con essa i dati vengono raccolti per l’addestramento. Si spegne da Account, Preferences. L’effetto riguarda solo i dati raccolti da quel momento: secondo il fornitore, quelli già raccolti non possono essere rimossi. Anche il contenuto della memoria può servire a migliorare i modelli, e lo stesso interruttore ne interrompe l’uso.

Sulla durata, l’informativa non fissa periodi e parla di conservazione per il tempo necessario. Le pagine di supporto danno alcune scadenze: i thread in incognito scadono dopo 24 ore, quelli creati senza accedere all’account dopo 14 giorni, e i ricordi cancellati possono restare in un registro fino a 30 giorni. Cancellare l’account elimina cronologia e sessioni. Per i file caricati nei piani consumer le pagine consultate non indicano una durata di conservazione.

Nei piani Enterprise il contratto vieta a Perplexity, e a terzi, di usare i contenuti del cliente per addestrare o affinare modelli (sezione 1.3.3 dei termini Enterprise). Perplexity dichiara inoltre che gli accordi con i fornitori dei modelli di terze parti offerti nel servizio escludono l’addestramento sui suoi dati. I file allegati alle sessioni Enterprise si cancellano dopo 7 giorni. Una durata personalizzata per le sessioni è disponibile solo con almeno 50 posti o con almeno un posto Enterprise Max, e le sessioni fuori dalla finestra scelta vengono eliminate entro 7 giorni. Chi usava il repository dei file dell’organizzazione deve sapere che il fornitore lo ha dismesso, con la cancellazione dei file non scaricati entro il 1° ottobre 2026.

Chi tratta i dati, dove e con quale contratto?

Nei piani consumer il titolare del trattamento è Perplexity AI, Inc. Il rappresentante nell’UE previsto dall’art. 27 del GDPR è VeraSafe Ireland Ltd, con sede a Cork, che svolge anche il ruolo di responsabile della protezione dei dati. L’informativa, aggiornata al 19 ottobre 2026, non indica uno stabilimento nell’UE né un’autorità di controllo capofila. I dati possono essere trattati in altri paesi, Stati Uniti compresi, e le clausole contrattuali tipo per lo Spazio economico europeo sono disponibili su richiesta. Per questi piani non c’è un contratto di trattamento che l’azienda possa firmare.

Con Enterprise e con l’API il Data Processing Addendum è incorporato nei termini (sezione 5.1) e prevede le clausole contrattuali tipo, moduli 2 e 3, per i trasferimenti dall’UE. Per i dati usati a fini di marketing Perplexity resta titolare autonomo. L’elenco dei sub-responsabili si trova nel Trust Center, dove il fornitore dichiara le certificazioni SOC 2 Type II e ISO/IEC 27001:2022. Un’opzione di residenza dei dati nell’UE non risulta dalle pagine consultate, quindi chi ne ha bisogno deve chiederla per iscritto prima di firmare.

Per gli obblighi di legge si rinvia all’articolo sul regolamento generale. In sintesi, il GDPR chiede un contratto con il fornitore che tratta i dati per conto dell’azienda (art. 28) e garanzie adeguate per i trasferimenti fuori dall’UE (Capo V). Dall’AI Act derivano le misure per l’alfabetizzazione AI del personale (art. 4, nel testo modificato dal Reg. (UE) 2026/1744) e l’obbligo di dichiarare i deepfake (art. 50). L’art. 11 della legge 132/2025 riguarda i sistemi decisionali o di monitoraggio automatizzati nel rapporto di lavoro, a cui una ricerca fatta con Perplexity di norma è estranea. Nelle fonti consultate al 22 ottobre 2026 non abbiamo trovato provvedimenti del Garante privacy su Perplexity.

Quali funzioni di Perplexity richiedono una regola?

La condivisione dei thread viene per prima. Nelle organizzazioni Enterprise la condivisione pubblica è attiva per impostazione predefinita, e spegnerla nel Security Hub non rende privati i link già creati. Un thread con un’analisi su un cliente, condiviso pubblicamente prima della modifica, resta raggiungibile finché qualcuno non lo rimuove.

La memoria Enterprise appartiene all’organizzazione e l’amministratore la può spegnere per tutti. Nei piani consumer memoria e uso della cronologia delle ricerche sono due interruttori distinti, in Settings, Memory, e l’incognito li esclude sempre.

I connettori ai file sono governati centralmente in Enterprise, e i documenti restano soggetti ai permessi del servizio da cui provengono. La tutela è utile, ma porta dentro Perplexity anche gli errori di condivisione già presenti nelle cartelle aziendali, che conviene correggere prima.

Restano gli strumenti che agiscono al posto della persona. Comet è il browser di Perplexity e, secondo l’informativa, può conservare password, dati di pagamento e cronologia sincronizzati con l’account. Comet Assistant, l’agente del browser, e la funzione Computer sono inclusi nei piani Enterprise con limiti mensili, e l’amministratore ne gestisce la configurazione. Un agente che naviga e compila moduli per conto di chi lo usa richiede regole sulle operazioni permesse, e la più semplice vieta di usarlo per accedere a sistemi aziendali o effettuare pagamenti finché il responsabile non lo ha valutato.

Come si scrive l’allegato su Perplexity?

Le clausole per Perplexity applicano le classi di dati del regolamento generale, con alcuni adattamenti propri dello strumento.

Sui piani, l’allegato stabilisce che per le attività aziendali si usa solo l’account dell’organizzazione Enterprise, Pro o Max, creato dall’azienda. Gli account Free, Pro e Max, compresi quelli attivati gratis con una promozione, restano personali e non si usano per lavoro.

Con l’account Enterprise si possono caricare documenti della seconda classe necessari al compito, sapendo che gli allegati si cancellano dopo 7 giorni. Il testo delle domande si scrive comunque senza nomi di clienti, codici di commessa o dettagli tecnici riservati, perché il fornitore non descrive quali parti della domanda finiscano nelle ricerche esterne.

La clausola più specifica riguarda le fonti: ogni informazione ottenuta con Perplexity e usata fuori dall’azienda si verifica aprendo le pagine citate, e per norme, scadenze e dati tecnici conta solo la fonte primaria. Chi consegna un documento costruito su una ricerca indica quali fonti ha controllato di persona.

Per le funzioni, la condivisione resta limitata al dominio aziendale, l’incognito si impone se l’azienda non vuole conservare le sessioni, e connettori e agenti li attiva solo l’amministratore. Un’azienda con Enterprise Pro e meno di 50 posti non ha registri di audit, e l’allegato deve dirlo, perché eventuali controlli sull’uso dovranno basarsi su altri strumenti.

Le impostazioni del Security Hub da verificare

Nell’organizzazione Enterprise le opzioni che toccano il regolamento si trovano in gran parte nel Security Hub. Si comincia dalla condivisione, da limitare al solo dominio aziendale; dopo la modifica conviene cercare i link pubblici già creati e revocarli. Poi si decide chi può scaricare i file. Infine si valuta l’imposizione dell’incognito per tutta l’organizzazione, utile quando l’azienda preferisce che le sessioni non restino nello storico.

Fuori dal Security Hub si controllano la memoria dell’organizzazione, da spegnere o lasciare attiva con una decisione scritta, i connettori file abilitati e la configurazione di Comet Assistant e di Computer. L’accesso passa dal single sign-on con l’identity provider aziendale, previsto da Enterprise Pro. Con Enterprise Max, o con almeno 50 posti, si attivano anche i registri di audit, che si possono ricevere in tempo reale tramite webhook; SCIM è disponibile con Enterprise Max.

Per chi ha un account personale vale la pena mostrare, durante la formazione, dove si spegne «AI data retention» e dove si gestiscono memoria e cronologia. Quegli account restano privati, ma molte persone continueranno a usarli per le proprie ricerche.

Quando conviene un altro strumento?

Perplexity è costruito attorno alla ricerca di informazioni pubbliche sul web. Se il lavoro consiste soprattutto nell’analizzare documenti interni, contratti o dati di produzione, la ricerca sul web è una componente in più da governare e un assistente senza questa funzione, o un’integrazione dedicata, può essere più semplice da regolare.

Alcuni requisiti non trovano risposta nelle pagine consultate. La residenza dei dati nell’UE non è dichiarata, e il contraente è una società statunitense con foro in California anche per i clienti Enterprise: un’azienda i cui clienti impongono il trattamento in Europa o la giurisdizione italiana deve negoziare condizioni specifiche o scegliere un altro fornitore. Sotto i 50 posti e senza Enterprise Max mancano registri di audit e conservazione personalizzata delle sessioni. I dati sanitari e le altre categorie particolari restano esclusi, come per ogni assistente generico, salvo un progetto valutato con il consulente privacy.