Amministrazione: documenti che si leggono da soli
1. Estrarre dati da fatture passive, DDT e ordini in PDF e proporre la registrazione nel gestionale, con una persona che conferma. 2. Riconciliare documenti diversi, ad esempio ordine, DDT e fattura, segnalando solo le differenze da verificare. 3. Preparare solleciti di pagamento personalizzati partendo dallo scadenzario, da approvare prima dell’invio.
Commerciale: meno tempo a cercare, più tempo con i clienti
4. Preparare la bozza di un preventivo a partire dalla richiesta del cliente e dal listino, lasciando a chi vende prezzi, sconti e condizioni. 5. Riassumere lo storico di un cliente prima di una telefonata: ordini, richieste aperte, ultime email. Sono attività in cui l’AI raccoglie e ordina informazioni sparse; la relazione resta alla persona.
Assistenza clienti: risposte più rapide e più coerenti
6. Leggere e smistare le email in arrivo per tipo di richiesta e urgenza, assegnandole alla persona giusta. 7. Proporre risposte alle domande frequenti partendo da documenti aggiornati: schede prodotto, condizioni, procedure. Le risposte su reclami, garanzie e casi delicati restano a chi gestisce il cliente.
Produzione e qualità: trovare l’informazione giusta al momento giusto
8. Cercare in linguaggio naturale nei documenti tecnici: schede, istruzioni, procedure, non conformità passate. Invece di sfogliare cartelle, chi lavora fa una domanda e ottiene la risposta con il riferimento al documento. 9. Compilare bozze di rapporti, ad esempio un report di non conformità, a partire da note e foto, da rivedere prima dell’archiviazione.
Logistica e direzione: tenere il quadro aggiornato
10. Trasformare messaggi, email e note di trasportatori, fornitori e reparti in un riepilogo quotidiano delle cose da sistemare: consegne in ritardo, materiali mancanti, richieste aperte. Per il titolare è uno dei modi più rapidi per avere una visione d’insieme senza chiedere a tutti a che punto sono.
Come scegliere da quale attività partire?
Scegli l’attività che si ripete più spesso e che oggi porta via più tempo, ma in cui un errore si corregge facilmente. Verifica di avere esempi reali e dati accessibili. Parti da una sola attività, misura il tempo totale prima e dopo, correzioni comprese, e allarga solo quando il risultato è chiaro. Coinvolgi da subito le persone che fanno quel lavoro: sono loro a sapere dove l’AI aiuta e dove no.